コラム

「段取り上手」で確実な企画推進を!「段取り上手」になる8つのコツ

2020.12.01

企画

「段取り上手」で確実な企画推進を!「段取り上手」になる8つのコツ

新規事業、新商品開発の企画を推進する上でタスクを確実に進めるためには「段取り」が欠かせません。
「段取り八分、仕事二分」と言われるように、段取りしだいでタスクの進捗は大きく変わります。
「段取り」の重要性と「段取り上手」になるコツをお伝えします。

目次

「段取り」は ”プロジェクトを確実に推進するコツ【後編】柔軟な実行” でお伝えした「柔軟な実行」を確実にするためのものです。
特に企画リーダー、プロジェクトリーダーはプロジェクトの要として関係者をリードしていく必要があります。
「段取り上手」は必須のスキルです。
ここでは、「段取り」の重要性について、また「段取り上手」になるための8つのコツをお伝えします。

■段取り八分、仕事二分

「段取り」とは

”事を運ぶための順序。事がうまく運ぶように、前もって手順をととのえること。手はず。”
  (段取り-コトバンク 大辞林・第三版)

計画を実行する際はいきなり手をつけるのではなく、しっかりと「段取り」を組んで着手することが大切です。

「段取り八分、仕事二分」 という言葉があります。
この8:2の関係はパレートの法則で、新規事業や商品開発の企画推進でも重要な比率です。
「戦略八割、戦術二割」、「計画八割、実行二割」 も同じです。

新規事業や新商品の開発では、最上流の「目的」から整理すると以下のような流れになります。

プロジェクト全体の推進:
 「目的」 >「目標」 >「戦略」 >(戦術)>「計画」(P)

各タスクの遂行:
 「段取り」 >「実行」(D) >「評価」(C)>「改善」(A)


プロジェクトを推進していくためには各タスク毎にこのPDCAを回していかなくてはなりません。
そしてPDCAを高速で回すためには、しっかりとした「段取り」が大切です。

タスクは最短距離、最小の労力で最大の成果をめざしましょう。
それを実現させるのが「段取り」です。
私も関係者が多く絡むタスクを進めるときは、「段取り」にいつもかなりの注意を払っていました。

■段取りが悪いと。。

では、「段取りが悪い」とどうなるでしょう?
悪さの程度にもよりますが、以下のような状況が起こるでしょう。

・タスクがスムーズに進まない。
・手戻りが発生してしまう。
・複数のタスクがうまく関連して進まない
・プロジェクト全体として余計な時間がかかってしまい、余計なコストが発生する
・関係者がついてこない
・プロジェクトのモチベーションが下がる

その他、段取りの悪さが続くと、最悪はプロジェクトが頓挫してしまうことにもなりかねません。
完璧をめざす必要はありませんが、「段取り」を意識することは大切です。

■段取りが良いと?

「段取り」が良い、しっかりしていると、この逆となります。
つまり、
・タスクがスムーズに進む。
・手戻りがなくなる
・関連するタスクがスムーズに進む
・プロジェクトが最短、最速で進む。 ムダなコストが発生しない。
・関係者が気持ちよく仕事できる
・プロジェクトのモチベーションがあがる

段取りがしっかりしていると、きれいに並んだパズルのように、関連するタスクがストレスなく進みます。
それがプロジェクトの成功につながります。

■「段取り上手」になるための8つのコツ

では、どのようにすれば「段取りよく」タスクを進めることができるでしょうか?

私の場合ですが、複雑なタスクをリードするときは、以下のようなことを心がけていました。
計画のたて方と同じです。

<目的を明確にする>
タスクのレベルで異なりますが、「そのタスクの目的は何か?」「会議のゴールは何か?」をあらためて確認します。

資料や会議の案内には「目的」をきちんと書くようにします。
「目的」の共有があいまいだと決定したことが本来の目的からずれてしまったり、決定するまでに余計な議論や時間をかけてしまうことがあります。
「目的」を意識するだけでも「段取り」はよくなります。

<考えられる作業と関係者を洗い出す>
作業内容と関係者に抜け漏れがあると、タスクが中断してしまうことがあります。
できる限り細かく洗い出すことをお勧めします。
重要な会議では必要関係者への事前確認をしておくことも大切な「段取り」です。

<時系列で小タスクが絡み合う場合は、マップ化する>
洗い出した作業と関係者を時系列でマップ化し、どのように連携して進むかを整理しておきます。
タスクをスムーズに進めるポイントとなります。

<確実でないところは時間や作業にバッファー(余裕)をもっておく>
難易度の高いタスクはギリギリのスケジュールで進めず、バッファー(余裕)を設けましょう。
程度はありますが、うまく行かずに後倒しするよりも、多少余裕をもったスケジュールでうまく行ったら前倒しする方がプロジェクト的には優秀です。

<流れを妄想し、できる限り具体シミュレーションする>
「段取り上手」になるコツです。
時系列にタスクを整理するだけでなく、関係者とのアクションまで想像し、会話や行動も具体的に妄想することです。

このように妄想シミュレーションすることで、作業の抜け漏れが見つかったり、関係するタスクがうまく流れないところを見つけられたりします。

複雑なタスクはこの妄想シミュレーションを行うことでかなり変わります。

<リスクを洗い出し、対策を検討しておく>
妄想シミュレーションを行うと、リスクがありそうなところを洗い出せるはずです。
リスクを洗い出し、対策案を検討しておくだけで、タスクの実行でうまく行かないときも柔軟に進めることができます。

<ルーチン化するタスクはマニュアル化する>
実行するとうまく行かなかったことや注意点も明らかになります。
同じようなタスクがルーチン化する場合は簡単にでもマニュアル化しておきましょう。

マニュアル化しておくことで、毎回「段取り」を組む必要がなくなります。
マニュアル化しておくこと自体が「段取り」ですね。

■スピードとのバランスは大切

一方、注意すべきこともあります。

段取りをしっかり組むことは重要ですが、それに時間をとられすぎ、プロジェクト全体の時間が余計にかかってしまっては本末転倒です。
「段取り」を組むこと自体も「目的を達成するための手段」です。

「目的」を最短距離で達成するためには、とりかかるスピードも重視し、全体バランスを意識して進めましょう。

多くの関係者が絡む場合は「段取り重視」で、自分の作業で段取りを組むほどのものでないタスクは「スピード重視」で進めましょう。

■まとめ

タスクを実行するにあたっての「段取り」の重要性と「段取り上手」になるコツについてお伝えしました。

多くの関係者が絡むタスクでは、多少時間をかけてでもしっかり「段取り」を組んで挑む方が最終的に効率が上がります。

重要タスクは、「段取り八分、仕事二分」を意識して進めましょう。

ただし、スピードも重要です。
バランスを重視し、最小の労力で最大の成果を上げるにはどうすればよいかという視点で進めましょう。

しっかりした「段取り」でタスクが確実に進み、あなたのプロジェクトが成功することを期待しています。

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