あなたは企画会議やミーティングでの質問や議論にどのように答えていますか？
企画マンは「結論から言うと、、、」を口癖にしましょう。
これをアンサーファーストと言います。
私自身、かつての上司のアドバイスでアンサーファーストを意識するようにしてから、企画会議での受け答えが楽になりました。
またチームで心掛けるだけで、企画会議やミーティングの質が断然上がります。
この記事を読んで理解していただいたとしても、日ごろから意識していないとなかなか実行はできません。
今日から小さく実践していきましょう。
ここでは、「結論から言う」メリットやコツについてお伝えします。
■ 結論から言う癖をつけよう
企画会議やミーティングで「企画が予定通りうまく進んでいる」あるいは「課題があって予定通り進んでいない」といった状況をどのように説明していますか？
企画マンは基本的に必ず結論から言う癖をつけましょう。
こんな具合です。
「結論から言うと、予定通り進んでいます。 ただし、××な課題が発生しています。」
「結論から言うと、予定より遅れていますが、リカバリー可能と思っています。」
よく、理由や言い訳を先に言ったり、これまでの活動を時系列で長々と説明する人がいますが、それで結論はどうなんだと周囲がイライラしてしまいます。
このように説明することで、マネージャーや聞き手は即座に状況がわかり、安心することができます。
どの仕事でも同じですが、企画会議や進捗会議で説明することが多い企画リーダーや企画マンは結論から言う癖をつけましょう。
また、リーダーはメンバーにもしっかりアドバイスしていきましょう。
■ 結論から話す４つのメリット
聞き手、特にマネージャーは多くの案件を抱えています。
従って、聞きたいことはポイントのみであることが通常です。
結論から言うことによるメリットを挙げておきます。
●聞き手が安心できる
逆の立場に立って考えると分かると思いますが、うまく行っているときもそうでないときも、前置きを長々と説明されるより、まず結論やポイントを伝えてもらう方が聞き手は安心することができます。
たとえうまく行っていないとしても「きちんと把握しているな」「任せて大丈夫だな」ととってもらえます。
まず状況全体を伝えて、その後に詳細を説明するようにしましょう。
●簡潔に話せるようになる
背景や今までの努力を話したい気持ちはとてもよく分かります。
しかし結論から言う癖をつけることにより、相手が聴きたいポイントを意識するようになり、簡潔に話せるようになります。
大切なことは、「聞き手に分かってほしいこと」を伝えることです。まず結論から話すようにし、簡潔にまとめ、きちんと伝えましょう。
●理解されやすい
最初に最も重要な結論を聞けると、その後は興味のあるところだけを聞いておけばよいので、聞き手は聞くのが楽になります。
よって、長々話すよりも理解されやすくなります。
背景から長々話されるとどこで結論がくるのかが分からないため、結論を聞いた後も何がポイントだったのか分からないことが多く、理解されにくくなってしまいます。
最も大切な結論やポイントを話し、その後は補足として説明するようにしましょう。
●スピードが上がる
結論から言う癖がついてくると、説明が簡潔になるため、スピードが上がります。
企画チーム全員がこの癖をつけると、ミーティングが簡潔になり全体のスピードもあがります。
ミーティングにスピード感がある企画チームは、企画自体も早く進みます。
他にもたくさんのメリットがあります。
ぜひ、あなたもトライしてみてください。
■ 「結論から言う」ための3つのパターン
「結論から言う」を実践するための言い方はたくさんありますが、まだ慣れないうちは、次の３つのパターンを意識するとよいでしょう。
「 結論から言うと、、、 」
「 答えはyesです（noです） 」
「 ポイントは３つです 」
慣れるまでは会議やミーティングで受け答えをする際、その後の言葉が浮かんでいなくても、この３つのパターンのどれかを言ってしまいましょう。
そして少し考えてから話を続けても全く問題ありません。
もちろんすべての会話を結論から話す必要はありませんが、できるようになっておくに越したことはありません。
ひとつずつ見ていきます。
●「結論から言うと、、、」
何かを説明するとき、あるいは何かを聞かれたときは、まずこの癖をつけるのがおすすめです。
その後、「う～ん、、」と少し考えてから説明しても大丈夫です。
そして、結論を言った後に、背景や補足、言い訳がある場合はそれを伝えましょう。
●「答えは、yesです（noです）」
「××はうまく進んでいるか？」 と聞かれたとき、あなたはどう答えていますか？
長々説明していて「それで答えはyesかnoかどっちなんだ？？」 と聞かれたことはありませんか？
うまく行っていることや、もしくはうまく行っていないことから説明していませんか？
このような YES か NO で答えられる質問には、
「答えは、YESです。」
「答えは、残念ながらNOです。」
と、まず YES か NO を先に答えるのが正しい答え方です。
YES、NO で答えられる質問をクローズドクエスチョンと言います。
クローズドクエスチョンには、「YES、NO」「はい、いいえ」で答える癖をつけましょう。
これができるようになると、周りで聞いていても気持ちがよい受け答えとなります。
●「ポイントは３つです。」
何か理由や状況を説明する際は、
「理由は３つあります」
「ポイントは３つです」
などのように、まずは３つあげるようにしましょう。
２つでは少ない、４つでは少し多く、３つが最適と言われています。
また、3、5、7など奇数がよいとも言われています。
ただし、2つや4つなどがダメと言うわけではありません。
コツは、まずその時思いついた数で
「ポイントは×つです」
と言ってから、説明することができるようになると、企画マンとしてもビジネスマンとしても一段あがるでしょう。
さらには、×つの数が思いつかない場合は、3つと言ってしまうのがコツです。
よく聞いていると、3つと言っておきながら、3つめが思いつかず詰まってしまったり、4つになっている人もいます。
最初はそれで構いません。
この言い方の癖をつけることができると、企画会議での受け答えが締まり、洗練された議論になってきます。
■ 注意点
「結論から言う」癖をつけることをお伝えしてきましたが、いくつか注意点もあげておきます。
●使いすぎは要注意
使えるようになるまでは、小さなミーティングでも練習することをお勧めしますが、ある程度使えるようになって多用しすぎると堅苦しくなってしまうこともあるので注意しましょう。
バランスが大切ですね。
ただし、企画会議や大きな会議では、有効なので積極的に使っていきましょう。
●聞き手の場合はしっかり聞いてあげましょう
自分が結論から言うこと、”アンサーファースト”ができるようになると、ついつい相手にも同じことを求めがちになってしまいます。
自分が聞き手の場合に、前置きを長々と話されると
「それで結論は？」
「要するに、YES、NO どっち？」
などと聞きたくなりますが、そこは我慢してしっかり聞いてあげましょう。
あるいは、言葉を変えて
「整理すると、、、ですよね」
「YESと理解したけどあってますか？」
などとサポートしてあげましょう。
話し手がアドバイスできる相手であれば、会議の後にアドバイスしてあげるのがよいですね。
●普段の会話では要注意
「結論から言う」が有効なのは、あくまで結論と時間が求められる会社やビジネスでの会話においてです。
打ち解けた友人や家族との普段の会話では、使いすぎると相手に不快感を与えてしまうことがあるので気を付けましょう。
普段の会話は、結論を出すことが目的ではなく話すこと自体が目的ですね。
特に、男性と女性では脳の思考パターンが違っているので要注意です。
注意点についてお伝えしましたが、注意するのはできるようになってからで構いません。
まずは実践して使えるようになりましょう。
■ まとめ
企画会議やミーティングで「結論から言う」ことについてお伝えしました。
企画マンは多くの人に説明したり、時には言い訳も必要です。
そんなときには「結論から言う」ことができるだけで、受け答えに洗練されたイメージがでます。
企画マンは信頼されることも重要です。
洗練された受け答えができるよう日頃から意識していきましょう。
「結論から言うと、、、」
「答えは YES（あるいはNO）です。」
「ポイントは３つです。」
の3つを今日から実践しましょう。
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